MR Logo Next

Råd til en bedre mødehverdag

Dårlige møder er mere end bare spild af tid. Men møder der opleves som spild af tid, er mere end det: De er dårlig forretning, de er signaler om og potentielle symptomer på mistrivsel og en skidt måde at være sammen på, socialt og fagligt. Når vi i Cheche arbejder med møder landet over blandt de herligt mange, herligt forskellige organisationer, er det i bund og grund de samme mønstre vi ser. Dem giver vi et praj om her – og hvis det giver lyst til at høre mere, uddyber vi gerne. Møder skal slet og ret være den tid værd vi bruger på dem.

De fysiske rammer

Der er i manglende opmærksomhed på det praktiske (ilt o.a.); er der plads, er der ilt, er der i det hele taget booket et lokale, og ved vi hvor i tide?

Pauser

Behovet for pauser er overset: Den menneskelige hjerne kan ikke være koncentreret i mere end højst 45 minutter, og væsentligt kortere i tilfælde af envejskommunikation.

Stamina

Lederens stamina styrer (ud over det menneskeligt tålbare): Ofte er det mødelederen (og dermed ofte lederen) og dennes personlige udholdenhed der bestemmer rammerne for mødet i forhold til pauser, toiletbesøg, frokost, forplejning/indtag e.a. Mødedeltagere, der er sultne, tørstige eller har behov for at gå på toilettet bliver ukoncentrerede og ufokuserede og kan undlade at bidrage med væsentlige pointer for at nå frem til et pusterum.

Styr på tiden

Mange møder starter ikke til tiden. Ledelsen er ofte forsinket, fordi de har væg-til-væg-møder. De udstukne tidsrammer holder ikke, tidens gang overrasker, og rettidige mødedeltageres tid spildes i venten.

Involvering

Manglende involvering koster i indhold og udbytte: Virkeligheden (andre forhold uden for mødet) trænger sig hurtigt på hos de enkelte deltagere hvis de ikke føler sig aktiv og involveret.

Dagsordener

Dagsordener er ikke rammesættende, ubegrundede, umotiverede og ikke informationsbærende; de sendes ud med kort varsel og følges ikke. Tynde dagsordener svækker motivation eller rum for forberedelse; drøftelser der tager længere tid end de behøver, og dårligere beslutninger.

Referater og beslutninger

Møder uden referater eller med ikke-fyldestgørende referater har den konsekvens at beslutninger og opfølgninger vanskeliggøres.

Processer uden for mødet

Manglende italesættelse af ’procesuel parkering’: Nogle forhold, sager eller drøftelser kan ikke afsluttes, men skal lukkes, parkeres, sendes videre eller opad e.a. “Det parkerer vi lige” er et ofte anvendt udtryk, men det er ofte utydeligt hvad parkeringen medfører. I så fald er der stor risiko for, at parkeringen blot er en syltekrukke.

Hvorfor?

Den oprindelige årsag til mødets – og organisationens – raison d’être glemmes i driften: Hvis vi helt glemmer det bagvedliggende formål, er det let at glemme den fælles retning, og dermed er der intet fælles rum for drøftelsen.

Succeser

Succes? Det er noget de andre har. Mange organisationer er for dårlige til at fejre dét der gik godt. Hvis en succes nævnes, evt. i en bisætning, skal vi hurtigt videre. Ofte for at tale om de ting der ikke virker i stedet.

Social lim

Smalltalk er big business! Ingen virksomhed kan undvære den sociale lim, den snak og det samvær som binder relationerne sammen. Det er især afgørende vigtigt når de som mødes, ikke deler geografi eller arbejdstid.

Énvejsinformation

Rigtig meget information på møderne er rettet én vej: opad (til lederen) eller nedad (til medarbejderne). Der er derfor ofte for lidt (eller ingen) tid til fælles drøftelser, diskussioner og refleksioner.